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采购管理平台
一、项目背景

物资采购管理平台是一个以物资采购流程信息管理为中心,对项目预算,物资采购流程,招投标,合同,物资到货验收,财务付款,信息归档等周期中所发生的各种事件进行跟踪管理的信息平台系统。

二、建设目标

   1、建立标准化的申请、采购,验收、归档的物资采购流程
   2、利用云服务模式,为供应商开通信息接口,供应商可以在平台内上传企业信息及资质,并可以通过平台获取本院的需求及通知信息,平台又可对供应商及其资质信息进行统一的系统管理。
    3、建立需求人?#20445;?#38656;求管理部门,采购管理部门,供应商多方互动的采购信息管理平台。
    4、建立满足各方需求的信息处理分析平台,需求人员可以随时了解到采购流程的进度及资金需求,需求管理部门可以随时了解本部门的采购进度及资金要求,采购部门掌控全院的采购需求,采购方式,进度等,供应商可以随时了解本院的询价及报价,中标的情况,发货验收记录等信息。

   5、通过数据报表统计以表格,图形化的表?#20013;?#24335;满足软件中各角色对信息数据的分析处理需求。并可以导出相应的数据,满足线下的管理需求。

   6以云服务模式开展采购,实现了同平台进?#24515;?#37096;管理和外部协作的高效电子采购,提升了工作效率和质量,大幅缩短了采购周期。

三、平台架构

四、功能模块
  4.1 平台功能

模块管理

子菜单

功能说明

系统管理

组织架构管理

设置本软件所涉及的部门组织结构

用户管理

管理所有用户信息,登录用户名,用户密码等信息

角色权限管理

设置用户的菜单权限,授权用户的审批权限。

数据字典管理

设置录入系统的数据选择项

供应商管理

供应商分类

设置供应商类别

供应商信息管理

管理供应商的基本信息,如名称,地址,联系电话,联系人,系统登录用户,密码等

供应商交?#20934;?#24405;查询

可以查询到供应商的采购记录,合同及订单信息

供应商评价体系

对新供应商进行资质验证管理,以及对现有供应商进行绩效管理的功能 。每发生一?#24335;?#26131;,系统都会自动获取并更新以下评价信息: 与基?#25216;?#30340;偏差、 货物迟交率 、 退货率、 服务水平的违反率 等

预算管理

采购项目预算

需求部门根据“项目预算书”填写预算

项目预算审批

经费管理部门对项目预算进行审批

采购管理

采购申请

需求部门提出采购申请,填写采购预算来源(预算编号),技术参数,配?#20204;?#21333;明细,数量,规格等信息,推荐供应商信息

采购申请审批

管理部门对采购需求进行审批

新建采购订单

采购项目立项,录入采购编号并根据采购信息生成采购单

采购流程管理

采购部门对央采集中采购目录内的商品及服务,采购部门填写采购平台,协议,竞价,电子反?#27169;?#24182;根据模板生成合同信息。

公开招投标,竞争性谈判文件,采购部门根据流程发布信息,并通知供应商,供应商响应并提交招投标资料,采购部门公示招投标及竞争性谈判结果,并发中标通知书信息。

单一来源采购公示,并管理采购流程步骤,供应商投标文件资料提交管理,

询价采购,采购部门建立询价采购单,选择供应商并发出询价函信息,供应商在规定的时间响应询价信息并上传报价信息及投标文件,选择中标单位。(采购询价函可以通过邮件发送供应商邮箱)

合同模板管理

管理不同类型的合同,协议书的模板信息

合同生成管理

根据采购项?#24247;?#20855;体信息自动生成采购合同,并可以打印

合同信息管理

管理合同的各项基本信息(合同编号,合同金额,时间,相关单位信息等),合同信息与订单信息关联,能过互相通过编号信息查询。

相关资料管理

进口申请书,免税申请书,报关,清关,银行信用证付款等资料信息提交管理

付款申请

需求部门根据项?#24247;?#36827;展情况进行采购的付款申请管理

付款审批

经费管理部门对付款申请进行审批

设备验收管理

采购部门对设备进行验收处理,并填写验收单,验收单可上传附件及技术参数表。

采购信息归档

针对采购信息进行归档处理

采购信息查询

需求部门,管理部门,采购管理部门可以根据采购信息的进行组合条件的信息查询筛选采购订单

信息通知提醒

信息发布

采购部门可以根据日常工作需求发布通知信息

信息浏览

需求部门,经费管理部门,供应商等可以浏览通知信息

信息统计

预算统计

各部门,项目、时间(季度,年度)的预算统计

预算使用统计

各部门,项目、时间(季度,年度)的预算总计,使用总计

采购部门及人员统计

根据部门,需求部门统计采购项?#24247;?#27425;数及费用

采购分类统计

可以根据部门,时间(月,季度,年)统计央采集中采购,公开招投标,单一来源,询价采购的采购次数和采购金额

供应商统计

供应商按月,季度,年的采购信息,并可以根据采购的金额进行统计?#21028;頡?#20998;2个层次,单位层?#25991;?#36807;看到所有供应商的采购统计,供应商分部门的采购统计。部门层次可以查看到本部门下的供应商的采购统计信息。

采购进度统计

按部门,时间(月,季度,年)统计采购完成的项目数,金额,进行中的项目数,金额等进度统计

  4.2 供应商端功能

模块

子模块

说明

信息管理

公司信息

维护公司信息,并按要求上传公司相应的资质文件,产品信息

信息浏览

浏览采购平台发布的通知信息

业务管理

采购响应

针对采购部门发出的采购询价信息进行响应

采购报价

针对采购管理部门采购询价信息进行报价提交

备货,发货管理

在采购订单状态流程中提交设备备货,发货信息。

信息统计

采购状态查询

能过查询参与的采购项?#24247;?#30446;前的流程状态

采购统计

统计采购询价的项目数,实施的项目数,金额,完成的项目数,金额

五、项目案例
(登录界面)


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